Cách Viết Brief cho Dịch Vụ Marketing (Kèm Mẫu)

Tạo một tài liệu giới thiệu ngắn cho dịch vụ marketing (Agency Brief Document) có thể khá khó khăn. Lý do chính là bạn cần diễn đạt chính xác mong muốn của mình bằng ngôn từ rõ ràng và súc tích.

Việc diễn đạt suy nghĩ và ý tưởng đã khó, lại càng khó hơn khi bạn không phải là chuyên gia trong lĩnh vực đó.

Để lựa chọn được dịch vụ marketing phù hợp nhất cho doanh nghiệp, bạn cần thực hiện hai bước quan trọng chính là nghiên cứu kỹ thuật về lĩnh vực marketing và tham khảo brief.

Trước khi bắt tay vào viết brief cho agency, hãy chuẩn bị sẵn sàng bằng cách trả lời các câu hỏi quan trọng dưới đây! Khi bạn đã nắm bắt được các yếu tố cần thiết, hãy tham khảo mẫu tài liệu giới thiệu ngắn của chúng tôi để bắt đầu xây dựng bản brief hoàn chỉnh của bạn.

Hiểu về Tài Liệu Yêu Cầu Dịch Vụ Marketing: Mục Đích và Tác Động

Tài liệu giới thiệu ngắn cho agency (agency brief) là một tài liệu quan trọng tóm tắt ngắn gọn các mục tiêu, ý định và chi tiết của một dự án marketing dành cho agency. Mục đích của tài liệu này là đảm bảo sự giao tiếp rõ ràng, giúp cho nhu cầu của bạn khớp với cách tiếp cận của agency. 

Một tài liệu giới thiệu ngắn được viết tốt sẽ dẫn đến việc thực hiện dự án hiệu quả và suôn sẻ, thúc đẩy tính sáng tạo trong phạm vi được xác định, đồng thời thường mang lại các chiến dịch marketing thành công và hướng đến mục tiêu cụ thể.

Những Điểm Chính Khi Viết Tài Liệu Giới Thiệu Ngắn Cho Agency (Agency Brief)

Những câu hỏi sau đây sẽ hướng dẫn bạn xây dựng và cung cấp thông tin cần thiết trong brief cho agency:

• Mục tiêu của bạn với marketing brief là gì?
• Đối tượng mục tiêu của bạn là ai?
• Vấn đề của bạn là gì?
• Giải pháp bạn đề xuất cho agency là gì?
• Thông điệp thương hiệu của bạn là gì?
• Cách bạn muốn truyền đạt thông điệp như thế nào?
• Bạn muốn khách hàng thực hiện hành động gì?
• Các yếu tố không thể thiếu trong dự án là gì?

Mục tiêu của bạn với marketing brief là gì?

Bắt đầu bằng cách nêu rõ mục tiêu cụ thể hoặc vấn đề bạn muốn giải quyết khi thuê agency. Việc nêu rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp tránh những hiểu lầm không mong muốn.

Việc trình bày nó ở đầu brief sẽ giúp người đọc hiểu ngay lập tức những gì họ cần thực hiện và hỗ trợ họ tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp.

Đồng thời, bạn cũng cần cung cấp thông tin nền chi tiết về công ty, sản phẩm và dịch vụ của bạn.

Đối tượng mục tiêu của bạn là gì? 

Hiểu rõ đối tượng mục tiêu (target audience) là yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng một chiến dịch marketing thành công. Trong tài liệu giới thiệu ngắn cho agency (agency brief), bạn cần mô tả chi tiết về nhóm khách hàng bạn đang hướng tới. Bạn cần biết rõ về những người này, vị trí của họ, và những điều họ quan tâm.

Để hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng của bạn, bạn có thể sử dụng nhiều cuộc khảo sát và bình chọn. Các công cụ như Think with Google Marketer’s Almanac, Nielsen MyBestSegments và MakeMyPersona giúp bạn nghiên cứu thị trường và xây dựng hồ sơ khách hàng mục tiêu một cách logic.

Vấn đề của bạn là gì?

Mục tiêu, thông tin chi tiết về doanh nghiệp và đối tượng mục tiêu của bạn cung cấp “bối cảnh” cần thiết để agency hiểu rõ và phát triển phương pháp tốt nhất để đạt được các mục tiêu marketing hiện tại của bạn.

Ngoài những thông tin quan trọng này, bạn có thể giúp agency tập trung hơn nữa bằng cách mô tả vấn đề mà khách hàng của bạn gặp phải và cách sản phẩm/dịch vụ của bạn giải quyết vấn đề đó.

Giải quyết bạn đề xuất cho agency là gì?

Vào chi tiết hơn về sản phẩm/dịch vụ của bạn và giải thích cụ thể làm thế nào nó có thể được sử dụng để giải quyết vấn đề. Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ, bạn sẽ giúp agency xây dựng các thông điệp marketing tập trung vào những lợi ích mà khách hàng quan tâm nhất. Điều này sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng và khuyến khích họ tìm hiểu thêm về những gì bạn cung cấp.

Thông điệp thương hiệu của bạn là gì?

“Just Do It” của Nike và “Impossible is nothing” của Adidas là những thông điệp thương hiệu cực kỳ hiệu quả, đã trở thành huyền thoại trong ngành kinh doanh. Những thông điệp ngắn gọn này mang lại động lực mạnh mẽ và gợi lên cảm xúc mạnh mẽ, và đó chính là mục tiêu mà bạn nên theo đuổi với chiến dịch marketing của mình.

Tạo ra một thông điệp thương hiệu có thể khiến người ta quan tâm đến sản phẩm của bạn và thúc đẩy họ mua. Nó cần phải ngắn gọn và dễ hiểu cho mọi khách hàng.

Đồng thời, bạn cũng cần chọn một thông điệp phù hợp với đối tượng khách hàng của mình. Thực hiện một cuộc khảo sát để xem những loại từ ngữ nào tạo ra phản ứng cảm xúc mạnh mẽ hơn.

Cách bạn muốn truyền đạt thông điệp như thế nào?

Dựa trên kết quả khảo sát đối tượng mục tiêu, hãy xác định các kênh truyền thông bạn muốn tập trung vào trong brief. Các kênh phổ biến bao gồm: mạng xã hội (Facebook, Instagram,…), tiếp thị công cụ tìm kiếm (SEM), quảng cáo hiển thị (Display Advertising), email marketing, content marketing, quan hệ công chúng (PR). Hỏi agency của bạn liệu họ có các công cụ và kinh nghiệm cần thiết để triển khai chiến dịch của bạn qua những kênh cụ thể này.

Yêu cầu một số bằng chứng để xem họ đã xử lý những dự án như thế nào trong quá khứ. Bạn sẽ đảm bảo rằng agency hiểu rõ nhu cầu của bạn và có khả năng thực hiện chiến dịch marketing hiệu quả.

Bạn muốn khách hàng thực hiện hành động gì?

Xem xét cách Netflix và Evernote xử lý CTA (call to actions) và sử dụng chúng để tìm cảm hứng khi bạn thiết kế của riêng bạn.

Trong brief của bạn, mô tả rõ những hành động cụ thể mà bạn muốn khách hàng thực hiện, giúp agency đề xuất một cách diễn đạt sáng tạo và hiệu quả cho chiến dịch marketing của bạn.

Trong chiến dịch marketing của bạn, bạn muốn gợi lên cảm xúc nào ở người mua?

Marketing cảm xúc (Emotional Marketing) đang thống trị thị trường bởi khả năng tạo ra phản hồi tối đa từ khách hàng. Thực tế, kích thích cảm xúc mạnh mẽ chính là chìa khóa để nội dung lan truyền rộng rãi (viral).

Trong brief của bạn, hãy giải thích cụ thể bạn muốn khách hàng cảm thấy như thế nào sau khi mua sản phẩm/dịch vụ của bạn. Mục tiêu là mang lại cho họ cảm giác hài lòng và thành tựu. Các chiến dịch truyền thông xã hội như #ShareYourEars của Disney hoặc Mini Miracles của WestJet đã thực hiện điều này một cách hoàn hảo, vì vậy bạn có thể sử dụng chúng làm nguồn cảm hứng.

Làm thế nào bạn sẽ đảm bảo rằng mục tiêu của mình được đạt được thông qua marketing brief?

Bây giờ, bạn cần trình bày cách bạn sẽ xác định xem chiến dịch marketing của bạn có hiệu quả hay không.

Điều này đòi hỏi việc liệt kê các KPI (Chỉ số hiệu suất chính) phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, như doanh số bán hàng, doanh thu, giá trị khách hàng, chi phí cho mỗi lead, tỷ lệ chuyển đổi từ lượt xem thành lead, v.v. Điều này sẽ hướng dẫn agency nơi họ nên tập trung nỗ lực của mình. Hầu hết các công ty thường quên thêm KPI vào marketing brief của họ. Sau đó, việc đánh giá thành công trở nên khó khăn.

Các yếu tố không thể thiếu trong dự án là gì?

Trong tài liệu giới thiệu ngắn (agency brief), bạn cần nêu rõ những yếu tố không thỏa hiệp (non-negotiable). Đây là những điều bạn không sẵn sàng thay đổi trong quá trình thực hiện chiến dịch marketing. Bao gồm:

• Ngân sách
• Logo
• Slogan
• Đặc trưng thương hiệu
• Quy trình phê duyệt
• Kế hoạch thời gian 

Nếu bạn có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác, như màu sắc cụ thể hoặc phong cách để sử dụng,… bạn cũng cần đưa ra danh sách chúng. Mô tả càng chi tiết về các yếu tố bắt buộc, thì việc agency phát triển một kế hoạch để làm bạn hài lòng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng phương pháp này để viết một tài liệu yêu cầu cho chiến dịch truyền thông xã hội. Bạn nên liệt kê các điểm bắt buộc không thương lượng đầu tiên, sau đó phân tích những gì bạn cần để đạt được chúng.

Ai là đối thủ cạnh tranh của bạn?

Mọi thị trường đều đang trong tình trạng cạnh tranh, tuy nhiên, bạn cần mô tả rõ ràng những thương hiệu trong lĩnh vực của bạn mà bạn xem là đối thủ chính. Agency sẽ sử dụng thông tin này để đánh giá chiến dịch marketing của họ và tận dụng nhược điểm của đối thủ để tăng cường chiến lược của bạn.

Nếu bạn có ý tưởng cụ thể về những điều bạn muốn nhắm đến, hãy giải thích chúng trong brief. Bạn cũng cần cung cấp thông tin chi tiết về cách sản phẩm và dịch vụ của bạn khác biệt so với những gì đối thủ cung cấp.

Xem xét video dưới đây để hiểu cách một agency đánh giá những điều quan trọng mà khách hàng nên xem xét khi làm brief cho họ.

Đánh giá Năng Lực của Agency: Làm thế nào để đạt được các mục tiêu?

Đây là câu hỏi mà bạn nên đặt cho agency và đánh giá câu trả lời của họ để quyết định liệu họ có phải là công ty phù hợp với bạn hay không. Tuy nhiên, bạn cũng nên đưa ra một số ý kiến của riêng mình trong brief.

Việc hiểu rõ cơ bản về marketing và quan điểm từ cả hai bên cùng giá trị mà mỗi bên mong muốn vẫn là quan trọng.

Làm cho agency brief của bạn trở nên rõ ràng và trực tiếp

Để đảm bảo agency brief hoặc marketing brief của bạn có hiệu quả, bạn cần làm cho nó ngắn gọn và tập trung. Hãy bỏ qua những lời lịch sự và diễn đạt mong muốn cũng như yêu cầu của bạn một cách rõ ràng để tránh hiểu lầm.

Một brief rõ ràng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Sẽ có ít sự nhầm lẫn và ít xung đột hơn.

Một Agency thực sự, tập trung vào True Agency, hỗ trợ khách hàng tiềm năng của họ thông qua một trang đặc biệt yêu cầu mô tả ngắn gọn về dự án của họ. Ngoài ra, họ cũng chia sẻ thông tin chi tiết về các dịch vụ có thể cung cấp liên quan đến nhu cầu của khách hàng.

Mẫu Tài Liệu Giới Thiệu Ngắn (Agency Brief) Tuyệt Đỉnh

Tổng quan dự án

• Ý tưởng chính: Giới thiệu tổng quan về dự án của bạn.
• Mục tiêu: Quyết định những gì bạn muốn đạt được thông qua dự án này.

Đối tượng mục tiêu

• Đối tượng của chúng tôi là ai?: Mô tả chi tiết về khách hàng lý tưởng của bạn.
• Những nhu cầu của họ là gì?: Xác định những gì khách hàng tiềm năng của bạn đang tìm kiếm.

Tổng quan thương hiệu

• Câu chuyện của chúng tôi: Cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về công ty của bạn, lịch sử, sứ mệnh và giá trị cốt lõi.
• Điều gì khiến chúng tôi đặc biệt?: Xác định những gì khiến thương hiệu của bạn khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh.

Ngân sách

• Con số ước tính: Xác định khoảng ngân sách bạn sẵn sàng chi cho dự án.
• Linh hoạt hay cố định?: Cho biết liệu ngân sách có thể linh hoạt điều chỉnh hay không.

Khung thời gian

• Bắt đầu khi nào?: Xác định ngày dự kiến bắt đầu dự án.
• Các mốc quan trọng: Liệt kê các mốc quan trọng của dự án, chẳng hạn như ngày khởi chạy chiến dịch, ngày hoàn thành các sản phẩm sáng tạo, v.v.

Thông điệp chính

• Chúng tôi đang nói gì?: Xác định thông điệp chính mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu.
• Giọng điệu thương hiệu: Miêu tả phong cách giao tiếp của bạn, nghiêm túc, hài hước, thân thiện, v.v.

Hướng dẫn sáng tạo

• Giữ đúng thương hiệu: Liệt kê các nguyên tắc thương hiệu cần tuân theo trong quá trình sáng tạo nội dung, chẳng hạn như logo, phông chữ, bảng màu, v.v.
• Phong cách thiết kế: Mô tả phong cách thiết kế mong muốn, tối giản, hiện đại, vui tươi, v.v.

Đo lường thành công

• Đo lường thành công như thế nào?: Xác định các chỉ số then chốt (KPIs) để theo dõi hiệu quả của chiến dịch.
• Thành công trông như thế nào?: Xác định các mục tiêu cụ thể cho mỗi KPI.

Xem thêm: Chiến lược Digital Marketing là gì? 7 chiến lược hot nhất 2024

Mặc dù cùng ngành hàng hoặc cung cấp cùng loại sản phẩm/dịch vụ, mỗi doanh nghiệp đều có những điểm riêng biệt. Hãy bắt đầu bằng việc xác định những điểm khác biệt của bạn so với đối thủ. Tìm kiếm những agency phù hợp để giúp bạn thể hiện bản thân và thương hiệu độc đáo của mình.

Đọc kỹ tài liệu giới thiệu ngắn (agency brief) vài lần để đảm bảo bạn không bỏ sót thông tin nào. Với một bản brief chi tiết, agency có thể xây dựng một kế hoạch hiệu quả để đạt được mục tiêu cụ thể của bạn.

Sau khi cung cấp bản brief và thống nhất giữa các bên, hãy để agency thực hiện công việc của họ. Các agency luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn với các dự án, miễn là bản brief rõ ràng và bao gồm tất cả những gì bạn muốn phản ánh trong chiến lược marketing.

Nhưng quá trình không dừng lại ở đó. Hãy yêu cầu phản hồi, tổ chức các buổi họp. Bản brief hay chỉ là giai đoạn khởi đầu của toàn bộ quá trình. Chúc may mắn!